Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come «rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
La conservazione digitale permette, tramite sistemi dedicati, di conservare i documenti nel tempo garantendo il mantenimento delle caratteristiche di: autenticità, integrità, intelligibilità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
I documenti informatici prodotti avranno, quindi, contenuto, forma e validità identici a quelli analogici.
I documenti come: libri contabili e fatture devono essere conservati per 10 anni, dalla data dell’ultima registrazione, mentre il libro unico del lavoro deve essere conservato per 5 anni, a norma di legge.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come «rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti».
La conservazione digitale permette, tramite sistemi dedicati, di conservare i documenti nel tempo garantendo il mantenimento delle caratteristiche di: autenticità, integrità, intelligibilità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
I documenti informatici prodotti avranno, quindi, contenuto, forma e validità identici a quelli analogici.
I documenti come: libri contabili e fatture devono essere conservati per 10 anni, dalla data dell’ultima registrazione, mentre il libro unico del lavoro deve essere conservato per 5 anni, a norma di legge.
Come da linee guida AgID, a partire dal 1° gennaio 2022, vige l’obbligo di redazione del Manuale di Conservazione (McD), il quale descrive tutti processi applicati alla creazione del documento informativo e alla conservazione dello stesso.
Da tale data vige anche l’obbligo di identificare, all’interno della propria organizzazione, il ruolo di Responsabile della Conservazione (RdC), il quale ha il compito di verificare ed autenticare tutti i processi di conservazione.
Un documento digitale ha valore legale solo se è stato creato, redatto e gestito secondo specifici criteri redatti e verificati, conformi alle Linee Guida, nel MdC dal RdC, integrando il documento di firme digitali e marche temporali valide.
È identificato in un dirigente o funzionario formalmente designato che svolge le necessarie attività di verifica e controllo delle norme vigenti sui servizi affidati.
Può essere anche un soggetto esterno all’organizzazione nominato da apposite deleghe che sarà responsabile dei processi di conservazione.
Deve essere identificato nell’apposita sezione del MdC, nel quale verranno indicati tutti i ruoli partecipanti come: il Responsabile del Servizio di Conservazione RdSdC, produttore e utenti abilitati.
Si tratta della persona identificata all’interno del Conservatore, come RdSdC. Il Conservatore è un soggetto qualificato AgID idoneo a svolgere le attività di conservazione a norma dei documenti informatici.
Il Conservatore viene identificato al momento della scelta del sistema di conservazione, tramite la firma di dedicati accordi di servizio.
Il RdC ha la responsabilità di redigere il Manuale di Conservazione (MdC), obbligatorio per legge dal 1 gennaio 2022.
Il MdC fornisce le istruzioni dettagliate per la gestione e verifica del funzionamento del sistema di conservazione della documentazione. Tale documento dovrà anch’esso essere firmato digitalmente e marcato temporalmente in modo da preservarne la qualità nel tempo.
Il linea generale, per essere conforme alle linee guida AgID sulla conservazione digitale dei documenti, esso dovrà contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni e specifiche:
Le procedure includono controlli di qualità, protezione contro alterazioni o accessi non autorizzati, e la conservazione a lungo termine con accesso garantito e leggibilità nel tempo.
Le normative, come il CAD e le linee guida AgID, sono state aggiornate per rispondere alle evoluzioni tecnologiche e garantire la legittimità legale dei documenti conservati. Inoltre, si è passati a modelli più flessibili, come la conservazione in cloud, mantenendo standard rigorosi di conformità e accessibilità.a conservazione a lungo termine con accesso garantito e leggibilità nel tempo.
Gli oggetti documentali conservati includono documenti informatici come contratti, fatture elettroniche, PEC, registri e atti amministrativi. Vengono archiviati in formati standard (ad es. PDF/A, XML) per garantirne integrità, autenticità e leggibilità nel tempo. Oltre ai contenuti, si conservano anche metadati associati (es. data, autore, firma digitale), fondamentali per la corretta gestione e recupero delle informazioni.
Il pacchetto di versamento contiene documenti e metadati destinati al sistema di conservazione, garantendone integrità e autenticità. Include file, firme digitali e marche temporali, assicurando la corretta archiviazione e indicizzazione dei documenti.
I ruoli principali nella conservazione digitale sono il responsabile della conservazione, che garantisce la conformità normativa, il produttore dei documenti, che li genera e trasferisce, e il gestore del sistema di conservazione, che si occupa dell’infrastruttura tecnica. Collaborano per assicurare autenticità, integrità e accessibilità dei documenti nel tempo.
Il pacchetto di archiviazione è l’insieme di documenti, metadati e informazioni di gestione, organizzato per la conservazione a lungo termine. Viene creato dal sistema di conservazione per garantire integrità, autenticità e accessibilità dei dati nel tempo. Include anche le informazioni per la gestione, come il monitoraggio e la verifica dei documenti conservati.
Il pacchetto di distribuzione è utilizzato per fornire l’accesso ai documenti conservati su richiesta. Contiene i file originali, i metadati e le informazioni necessarie per garantirne autenticità e integrità, assicurando che gli utenti possano visualizzare o recuperare i documenti in modo conforme. È preparato dal sistema di conservazione per la consultazione o l’estrazione.
Il rapporto di versamento è un documento che certifica l’avvenuto trasferimento di oggetti documentali al sistema di conservazione, garantendo la corretta ricezione e conformità. La gestione degli scarti prevede la selezione e l’eliminazione di documenti non più necessari o oltre i tempi di conservazione previsti, assicurando che siano eliminati in modo sicuro e tracciabile, seguendo normative e procedure definite.
Il pacchetto di versamento contiene documenti e metadati destinati al sistema di conservazione, garantendone integrità e autenticità. Include file, firme digitali e marche temporali, assicurando la corretta archiviazione e indicizzazione dei documenti.
Come può supportarti LDP?
Orientarsi nella fitta normativa non è semplice, ma il nostro Team sarà in grado di seguirvi in ogni passaggio!
Il Legale Rappresentante è il primo responsabile nei confronti delle autorità, nel garantire che il processo di conservazione venga correttamente applicato, nel rispetto delle linee guida fornite.
LDP, nominato come Delegato del Responsabile della Conservazione, si occuperà di verificare regolarmente le procedure applicate nella conservazione, l’aggiornamento del Manuale di Conservazione obbligatorio e, garantire che le prescrizioni di legge, in tema di Conservazione Digitale, vengano rispettate.
Verifica di avvenuta conservazione dei documenti obbligatori per legge
Audit periodici per stabilire l’avvenuta verifica del rispetto delle normative vigenti
Mappatura dei processi di conservazione
Identificazione dei ruoli partecipanti al processo di conservazione
Redazione e aggiornamento del Manuale di Conservazione
Verifica di avvenuta conservazione dei documenti obbligatori per legge
Audit periodici per stabilire l’avvenuta verifica del rispetto delle normative vigenti
Mappatura dei processi di conservazione
Identificazione dei ruoli partecipanti al processo di conservazione
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