Assemblee da remoto di società di capitali
L’assemblea nelle società di capitali
L’assemblea è un evento periodico nella vita delle società e per legge è necessaria quantomeno una volta l’anno per l’approvazione del bilancio, oltre che essere richiesta per altre particolari esigenze della società (ad esempio: nomina di amministratori, operazioni straordinarie ed operazioni particolarmente “delicate”, oltre che quando, sempre secondo legge, ne faccia richiesta una parte qualificata dei soci).
La “videoconferenza”: da previsione innovatrice a realtà consolidata
Dal 2003 (riforma del diritto societario) è possibile prevedere nello statuto di società di capitali la possibilità per i soci di intervenire in assemblea «mediante mezzi di telecomunicazione» (art. 2370 cod. civ.): in sostanza è possibile l’intervento ai soci senza che essi siano presenti fisicamente nel luogo di convocazione (generalmente la sede della società).
Tale modalità, ovviamente, agevola la possibilità dei soggetti che devono partecipare all’assemblea di non dover partecipare fisicamente.
Quella che si è denominata “videoconferenza”, in realtà, dovrebbe intendersi come “audio-video conference”, ossia prevedere modalità non solo di collegamento video ma anche audio: per semplicità, nel prosieguo, si utilizzerà il termine “videoconferenza”.
Tale modalità, in ogni caso, deve consentire al presidente dell’assemblea di identificare correttamente gli intervenuti e di verificare che essi siano in grado di ricevere e formulare interventi.
Al presidente dell’assemblea, infatti, per legge è attribuito sempre il compito di verificare l’identità e la legittimazione dei soggetti intervenuti, oltre che, ovviamente, a “dirigere” l’andamento dell’assemblea medesima.
L’attuale emergenza Covid e le novità in ambito di assemblee
L’attuale emergenza Covid ha avuto notevole impatto anche in ambito societario.
In particolare, l’art. 106 del D.L. n. 18/2020 (convertito con modificazioni in L. n. 27/2020) che aveva previsto (tra l’altro) per le società di capitali – anche in deroga alle disposizioni statutarie – di poter prevedere, nell’avviso di convocazione, che l’assemblea si potesse svolgere anche con mezzi di telecomunicazione (in sostanza: videoconferenza).
È stato anche previsto che tale modalità potesse essere quella consentita (nell’avviso di convocazione) in via esclusiva per lo svolgimento dell’assemblea: si riteneva comunque necessario che fosse possibile consentire l’identificazione dei partecipanti, la loro possibilità di partecipare attivamente e che fosse consentita la valida espressione del diritto di voto.
Inoltre, con la previsione esclusiva dell’assemblea in videoconferenza, non è necessario indicare un luogo “fisico” di svolgimento dell’assemblea: infatti, presidente dell’assemblea, segretario e notaio (oltre, ovviamente ai singoli soci convocati) non devono trovarsi necessariamente nello stesso luogo.
Tale disposizione, inizialmente con scadenza prorogata al 31.12.2021, è stata ulteriormente prorogata al 31.07.2022 ai sensi dell’art. 3 del D.L. 30.12.2021 n. 228: quindi sino al termine appena citato, nonostante ogni specifica previsione statutaria, è sempre possibile lo svolgimento dell’assemblea in videoconferenza.
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Il verbale “postumo”
Sulla base di quanto visto, vi sono ricadute anche in ambito di redazione del verbale assembleare (che dia conto, come noto, di cosa sia avvenuto in assemblea).
Già prima della riforma del 2003 – sulla base degli orientamenti del Consiglio Notarile di Milano – si era ritenuto possibile redigere successivamente il verbale assembleare: l’art. 2370 cod. civ. ha poi provveduto ad ammettere espressamente questa possibilità.
É quindi possibile, entro certi limiti, verbalizzare l’assemblea non necessariamente il giorno in cui essa abbia avuto luogo ma successivamente.
I più recenti orientamenti sulla videoconferenza
Lasciando per un attimo da parte la suddetta deroga di legge fino al 31.07.2022, si è ritenuta ammissibile la clausola statutaria che consenta di svolgere l’assemblea anche esclusivamente in videoconferenza (full audio-conference) senza prevedere alcun luogo fisico di materiale riunione assembleare; è stato anche ritenuto ammissibile – se lo statuto prevede la videoconferenza in astratto – che l’avviso di convocazione di assemblea, da parte degli amministratori, preveda anche esclusivamente questa modalità, come pure che sia possibile una clausola statutaria che consenta lo svolgimento solo in teleconferenza; tale orientamento deve intendersi esteso anche alle adunanze dell’organo amministrativo (massima Consiglio Notarile di Milano n. 200).
Tra l’altro è sempre possibile che l’assemblea in forma totalitaria (ossia in mancanza delle formalità previste dalla legge o dallo statuto) possa comunque essere svolta anche esclusivamente con mezzi di telecomunicazione, con tutti gli aventi diritti collegati da luoghi diversi (massima n. 187 Consiglio Notarile di Milano).
Nello stesso filone si era posto un altro orientamento notarile (Triveneto, massima H.B.39) secondo cui nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di videoconferenza, a patto che siano rispettati i principi del metodo collegiale (il cui accertamento, come detto, spetta al presidente dell’assemblea). Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea (inciso che, alla luce della deroga “emergenziale” attualmente in vigore, deve quantomeno considerarsi sospeso). Già con questa massima, comunque, con il consenso unanime dei soci è sempre possibile in ogni caso derogare alla regola statutaria.
Conclusioni
Alla luce di quanto sommariamente visto, se lo statuto di società di capitali prevede la possibilità di svolgimento dell’assemblea in videoconferenza, ciò consente agli amministratori di utilizzare tale modalità anche come esclusiva, ossia consentendo la partecipazione soltanto la partecipazione “da remoto”; ciò vale anche per le riunioni dell’organo amministrativo.
Il tutto fermo restando che fino al 31.07.2022, come da proroga di legge, è possibile in ogni caso prevedere la partecipazione in assemblee in videoconferenza (e quindi anche nel silenzio o in deroga a quanto previsto nello statuto).