Assemblee “di nuovo” in videoconferenza: ritorno al futuro

La videoconferenza nella disciplina codicistica

Nell’attuale disciplina del codice civile è stata introdotta (con la riforma del 2003) la previsione della videoconferenza per agevolare la partecipazione dei soci in assemblea, presupponendo comunque che la modalità standard di partecipazione fosse in presenza, presso il luogo di convocazione; con quest’ultimo si indicava necessariamente un luogo fisico, comunemente individuato presso la sede sociale ma, qualora previsto dallo statuto, anche presso altro luogo geograficamente individuabile.

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Assemblee in videoconferenza

In sostanza, solo se prevista da espressa norma statutaria (quantomeno espressa in forma generica) era possibile che la partecipazione dei soci potesse avvenire anche mediante collegamento audio-video.

La realtà operativa, tuttavia ha visto la grande diffusione di questo mezzo di partecipazione, al punto che normalmente nella prassi statutaria è sempre prevista la modalità di videoconferenza non solo per la partecipazione in assemblea ma anche per le adunanze del consiglio di amministrazione.

Chiaramente, come da principio generale delle riunioni societarie (assemblea e adunanza del cda), è compito del presidente della riunione accertare che i soggetti collegati siano validamente ammessi a partecipare, possano avere contezza delle dichiarazioni emesse e formulare dichiarazioni, oltre a poter validamente esprimere il voto.

La videoconferenza “in ogni caso”

La recente disciplina emergenziale, come noto, aveva indotto il legislatore a consentire in ogni caso la modalità di videoconferenza anche qualora non prevista dallo statuto: in sostanza, fino al termine fissato dalla legge (che in ultimo era fissato al 31.07.2022) era consentita la partecipazione in videoconferenza anche qualora lo statuto della società non avesse previsto tale modalità.

Il termine di cui sopra, tuttavia, spirava, lasciando gli operatori nel dubbio sulla necessità di “aggiornare” o meno gli statuti, terminata la “fase emergenziale”.

Gli orientamenti in materia

Si era quindi diffusa la necessità di modificare eventuali statuti che non prevedessero la videoconferenza (generalmente si tratta di statuti che, come anticipato, fanno riferimento a società costituite almeno prima del 2003 se non ancor prima) e comunque di disciplinare ancor più compiutamente la materia; nel frattempo:

  • si riscontravano casi in cui, stante una tecnica redazionale ormai superata, fosse sì prevista la modalità in videoconferenza ma a patto che il presidente ed il segretario (ovvero notaio, se si tratti di assemblea straordinaria) fossero presenti presso il luogo di convocazione: si sosteneva che, in questi casi, l’eventuale assemblea totalitaria – ossia assemblea convocata senza regolare processo di convocazione – non dovesse tenere conto di tale prescrizione, valorizzando in senso più ampio la partecipazione “da remoto” di presidente e segretario dovunque essi si trovassero purchè validamente collegati;
  • si era del pari diffuso un orientamento notarile che consentisse nello statuto non solo di prevedere la videoconferenza come mezzo astrattamente utilizzabile ma persino che fosse possibile “imporlo” come unica modalità (esclusiva) di svolgimento da parte degli amministratori convocanti l’assemblea; in forza di ciò, quindi, legittimando le assemblee “totalmente da remoto”, viene meno ormai la necessità di indicazione di un luogo fisico (e questo rappresenta sicuramente uno sviluppo notevole che di fatto “supera” la norma codicistica sopra vista: ormai ogni avente diritto a partecipare può farlo dovunque si trovi).

L’assemblea “di nuovo” in videoconferenza

Il legislatore, riscontrato anche l’enorme successo delle riunioni societarie in videoconferenza, è di recente intervenuto con il D.L. Milleproroghe per “recuperare” la normativa emergenziale con efficacia fino al prossimo 31.07.2023.

In sostanza, si fa ritorno a quanto c’era prima per il futuro: un evidente “ritorno al futuro” che certamente non può che favorire quelle società che non hanno alcuna previsione statutaria che consenta la modalità di partecipazione in videoconferenza.

In definitiva, fino al 31.07.2023 in ogni caso le assemblee (e, per identità di ratio, anche le adunanze del cda) potranno svolgersi in videoconferenza.

Conclusioni

Consentire senza limiti il ricorso alla videoconferenza, per tutte le società che sono tenute alla convocazione dell’assemblea, rappresenta certamente una misura di estrema agevolazione per consentire a tutti i soggetti che ne abbiano diritto a partecipare: la modernità e la diffusione degli strumenti informatici, infatti, è diffusa pressochè capillarmente e appare quantomeno anacronistico pensare all’assemblea ormai come una riunione da svolgersi in un luogo fisico.

Certamente fino al 31.07.2023 non si può che prendere atto della normativa in vigore: se e quanto verranno replicate successive deroghe sarà da vedere; di sicuro un’adeguata modifica statutaria che disciplini correttamente la videoconferenza – anche secondo gli orientamenti di cui sopra – appare procedura assai opportuna.

Il tutto a meno di non avere la mitica Delorean e andare nel futuro per capire se il legislatore vorrà di nuovo prevedere la videoconferenza in ogni caso.

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